Tietosuojaseloste 17.11.2020
Tietosuojaseloste ja rekisteriselosteet
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Talous-Perintä Oy
Yhteystiedot:
Valtakatu 10
39200 KYRÖSKOSKI
s-posti: toimisto@stp-tilit.fi
puhelin: 050 339 7642
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Suvi Mäki
050 339 7642
suvi@stp-tilit.fi
3. Rekisterit
Asiakasrekisteri
Työntekijärekisteri
Toimittaja- ja sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Asiakasrekisteri: Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella. Rekisterin piiriin kuuluvia tietoja käytetään rekisterinpitäjän liiketoiminnan toteuttamista ja ylläpitoa varten, asiakassuhteen hoitoon, palveluiden tuottamiseen ja tarjoamiseen. Tähän sisältyy taloushallinnon palveluita (mm. kirjanpitopalvelut, palkanlaskennan palvelut jne.) sekä näihin liittyviä lisäarvopalveluita.
Rekisterin tietoja käytetään myös asiakasviestinnässä.
Työntekijärekisteri: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisteröidyn ja Suomen Talous-Perintä Oy:n välisee työsuhteeseen tai muuhun vastaavaan, kuten harjoittelusopimukseen, liittyvien asioiden hoitaminen.
Toimittaja- ja sidosryhmärekisteri: Rekisterin piiriin kuuluvia tietoja käytetään rekisterinpitäjän liiketoiminnan toteuttamista ja ylläpitoa varten.
5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri: Asiakkaan / asiakasyrityksen yhteyshenkilön perustiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tarvittaessa henkilötunnus, verotustiedot, pankkitili ja palkkatiedot. Lisäksi muut asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot, asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, palvelun tilaukseen ja sisältöön liittyvät tiedot, asiakashistoriaan liittyvät tiedot, asiakastyytyväisyyteen liittyvät tiedot sekä markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot.
Työntekijärekisteri: Rekisteriin talletetaan työntekijästä mm. nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, pankkitili, verotustiedot ja työsuhteeseen liittyvät tiedot. Rekisteriin voidaan tallettaa myös sähköpostiosoite. Työntekijän tuntilistat tallennetaan laskutusta, palkanlaskentaa ja töiden suunnittelua varten. Tuntilistoista voidaan laskea mm. työntekijän tehokkuus.
Toimittaja- ja sidosryhmärekisteri: Sidosryhmän edustajan nimi, työpaikka, puhelinnumero sekä mahdollisesti sähköpostiosoite ja titteli.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöä informoidaan tietojen keräämisestä toimeksiantosopimuksen / työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä.
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko tuhoamme / poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteri:
Asiakastiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkailta / asiakasyrityksiltä itseltään tai viranomaisilta.
Työntekijärekisteri:
Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.
Toimittaja- ja sidosryhmärekisteri:
Asiakastiedot saadaan pääsääntöisesti sidosryhmän edustajalta itseltään. Henkilötietoja päivitetään tarpeen mukaan.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakas- ja työntekijärekisteri:
Tietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämissä ja sallimissa rajoissa viranomaistahoille, vakuutusyhtiöille tai työeläkekassoille.
Toimittaja- ja sidosryhmärekisteri
Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin mm. rekisterinpitäjän asiakkaille esimerkiksi heidän tarvitessaan tilintarkastuspalveluita.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia
- Accountor Finago Oy
- Lemonsoft Oy
- Mtech Digital Solutions Oy
- Bronex Software Oy
- eTasku Solutions Oy
9. Tietojen siirto EU/ETA maiden ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
Manuaalinen aineisto
Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Esimerkiksi työntekijöiden työsopimuksia, tuntilistoja ja muita mahdollisia papereita, kuten sairaslomatodistuksia, säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain palkanlaskijalla on avaimet.
Sähköinen aineisto
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Esimerkiksi pääsy työntekijätietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin töiden suunnittelu, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää.
Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella
11. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Asiakasrekisteri: Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Työntekijärekisteri: Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan kuin työsuhde on voimassa. Henkilötietoja säilytetään tarpeellisilta osin myös työsuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
12. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
13. Automaattinen tietojenkeruu
Emme käytä tietoja automaattiseen tietojenkeruuseen.
14. Tietoturva
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.
15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivuillamme www.stp-tilit.fi, josta löydät viimeisimmän version tästä Selosteesta.
16. Yhteydenotot
Jos mielessäsi on tietosuojasuojaselostettamme koskevia kommentteja tai kysymyksiä tai jos olet huolissasi yksityisyyden suojaamisesta tai tietojen käyttämisestä tai epäilet, että yksityisyyden suojaasi on loukattu, lähetä viesti osoitteeseen maria@stp-tilit.fi. Voit myös lähettää kirjeen osoitteeseen Valtakatu 10, 39200 Kyröskoski.
Käsittelemme pyyntösi luottamuksellisesti ja edustajamme ottaa tarvittaessa yhteyden antamaasi osoitteeseen. Pyrimme käsittelemään mahdolliset reklamaatiot ajallaan ja niiden vaatimalla tavalla.